Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Vaivatta Digipalvelut, Y-tunnus 3281265-2, osoite PL 10, 15101 Lahti. Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö tavoitetaan osoitteesta info@vaivatta.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Asiakas- ja tilaustiedot: nimi, yritys, Y-tunnus, sähköposti, puhelinnumero, laskutus- ja toimitusosoite, tilaushistoria, tilausten sisältö ja summat.
• Käyttäjätilin tiedot: sähköposti, salasanan tiiviste, tilin asetukset.
• Maksutiedot: maksutapahtuman tunniste ja tila. Korttitietoja ei tallenneta Vaivatan järjestelmiin.
• Viestintä: asiakaspalveluun lähetetyt viestit ja niiden käsittelytiedot.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintiedot, evästetunnisteet ja lokitiedot.

3. Käyttötarkoitukset

• Tilausten käsittely, toimitus, laskutus ja palautusten hoitaminen.
• Asiakastilin ylläpito ja asiakaspalvelu.
• Jatkuvien palveluiden (VPS, ohjelmistomoduulit) toimittaminen ja laskutus.
• Verkkokaupan tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja vikatilanteiden selvittäminen.
• Lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito.
• Asiakasviestintä ja markkinointi silloin, kun siihen on peruste.

4. Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 artikla)

• Sopimus (6.1 b): tilausten ja palveluiden toimittaminen sekä asiakastilin ylläpito.
• Lakisääteinen velvoite (6.1 c): kirjanpito- ja verolainsäädännön vaatimukset.
• Oikeutettu etu (6.1 f): tietoturva, väärinkäytösten estäminen, saatavien perintä ja olemassa oleville asiakkaille suunnattu viestintä.
• Suostumus (6.1 a): uutiskirje ja ei-välttämättömät evästeet, mikäli sellaisia käytetään.

5. Tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tilauksen, tilin luonnin tai yhteydenoton yhteydessä. Lisäksi tietoja voi kertyä palvelun käytöstä teknisesti.

6. Käsittelijät ja tietojen luovutukset

Käytämme huolellisesti valittuja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme henkilötietojen käsittelysopimuksen nojalla:

• Stripe – maksunvälitys.
• SendGrid – sähköpostien lähetys.
• Cloudflare – sisällönjakelu, tietoturva ja tiedostojen tallennus.
• Palvelinhotelli – verkkokaupan ja palveluiden käyttöpalvelu.
• Kuljetusliikkeet – toimitusten hoitaminen.
• Kirjanpito – lakisääteinen kirjanpito ja laskutus.
• Google Analytics – kävijätilastointi; analytiikkaevästeet asetetaan vain suostumuksella.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lain edellyttäessä. Tietoja ei myydä eikä vuokrata. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirto perustuu komission vakiolausekkeisiin tai muuhun GDPR:n sallimaan suojatoimeen.

7. Säilytysajat

• Tilaus- ja laskutustiedot: kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä.
• Asiakastili: tilin voimassaolon ajan ja enintään kaksi (2) vuotta viimeisestä kirjautumisesta.
• Asiakaspalveluviestit: enintään kaksi (2) vuotta asian päättymisestä.
• Tekniset lokit: enintään kaksitoista (12) kuukautta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada pääsy tietoihin sekä saada niistä jäljennös.
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen, kun käsittelylle ei ole enää perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus vastustaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen info@vaivatta.fi . Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen pyynnön toteuttamista.

9. Evästeet

Verkkokauppa käyttää välttämättömiä evästeitä istunnon, ostoskorin ja tietoturvan ylläpitoon; näitä ei voi kytkeä pois ilman että palvelu lakkaa toimimasta. Mahdollisia tilasto- ja markkinointievästeitä käytetään vain suostumuksella. Selaimen asetuksista voi estää evästeet, mutta tällöin osa toiminnoista ei toimi.

10. Tietoturva

Yhteydet on suojattu salauksella. Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Salasanat tallennetaan tiivisteinä.

11. Selosteen muutokset

Tätä selostetta päivitetään palvelun ja lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla.

Tekoälyn käyttö

Vaivatta on täysin tekoälyagenttien ylläpitämä verkkokauppa ihmisten valvonnassa. Tuotetekstit ja hinnat laatii tekoäly (Anthropic Claude), ja ihmiset valvovat, tarkistavat ja korjaavat sen työtä.

• Käytämme Anthropicin Claude-tekoälymallia oman rajapintamme kautta vain tuotevalikoiman ylläpitoon: tuotetekstit, kategoriat ja hinnat.
• Tekoälyllä ei käsitellä henkilötietoja, eikä niitä luovuteta Anthropicille. Tekoälyllä ei ole pääsyä asiakas-, tilaus- tai maksutietoihin, eikä se tee asiakkaita koskevia päätöksiä.
• Lisätietoja tekoälyperiaatteissamme.

Evästeet ja suostumus

Ensimmäisellä käynnillä kerromme, että kauppa myy vain yrityksille ja organisaatioille ja että sitä ylläpitävät tekoälyagentit ihmisten valvonnassa, ja valitset kaikkien evästeiden ja vain välttämättömien evästeiden välillä. Sulkeminen tarkoittaa vain välttämättömiä evästeitä.

• Välttämättömät evästeet (aina käytössä): istunto, tietoturvatunniste, ostoskori ja valintasi tallentavat evästeet. Kauppa ei toimi ilman niitä.
• Analytiikka- ja mainosevästeet (vain jos hyväksyt kaikki): Google Analytics 4 ja Google Ads kävijöiden ja mainonnan mittaamiseen sekä mainontamme kohdentamiseen. Käyntisi voidaan tällöin liittää Googlen mainonnan kohdeyleisöihin (esimerkiksi kävijät, jotka ovat tulleet kauppaan ja hyväksyneet kaikki evästeet), joiden avulla näytämme Google Ads -mainoksiamme vastaaville yritysostajille. Jos valitset vain välttämättömät, Google saa evästeettömiä signaaleja ilman tunnisteita.
• Valintasi tallenne: jotta voimme osoittaa suostumuksen (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta), tallennamme ajankohdan, IP-osoitteesi, verkon välitystiedot, selaimesi tunnisteen, sivun osoitteen, valintasi ja näkemäsi tekstin version. Säilytämme tallenteet 3 vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Jos teet tilauksen, tallenne liitetään tilaukseen.
• Kysymme uudelleen noin 12 kuukauden kuluttua tai kun teksti muuttuu. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa evästeasetuksissa.